電話☆電子メール |
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電話☆電子メールのマナー編 |
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ビジネスにおいて電話や電子メールは欠くことのできない必須ツールとなり ます。 電話は相手の表情や状態が確認できないため、声や話し方で判断されま すので、声のメリハリやあいさつ、話し方をより丁寧に気を使って話す必要 があります。また、声だけの方が相手の誠意等を判断されてしまうようです。 昨今においては、電子メールも通信手段として活用されるようになりました が、ビジネス関係においては、手紙以上に気配りをする必要があります。 あいさつから始まる文章において、丁寧語、謙譲語、尊敬語の使い分けを しっかりすることが、信用や評価につながります。 
1.かかってきた電話では、「もしもし」は不要 2.かかってきたら相手の「会社名」「部署名」「氏名」「用件」を確認 3.電話をかけるときは相手の出社時、昼食時、退社時は避けること 4.用件の前に相手の都合を確認し、忙しいようならかけ直すこと 5.電話をかけたときは長時間は禁物 6.電話アポイントは必ず復唱すること 7.電話口で最後に必ずお礼を述べること 8.電子メールのあて先は「様」や件名は内容が分かるようにしましょう 9.電子メールの本文には相手記名、あいさつ文を明記しよう 10.電子メールは手紙以上に気配りしよう 
電話がかかってきたら、会社での受け答えで「もしもし」は不要です。 「はい、･･･商事でございます」というように答えましょう。 
かかってきたら、担当者が不在の場合は「相手先会社名」「部署名」「氏名」 「用件」「担当者からの電話返信が必要かどうか」「受けた自分の名前を相 手に伝える」などの確認や返事をしよう。 相手先にも担当者にもあなたへの信頼度が増します。
緊急な用件でない限り、相手の状況を想定して電話するようにしてください ね。相手の出社時、昼食時、退社時にかけると不快にさせることが多いの で、控えることですね。 大事な商談は特に慎むことが必要です。
まず電話したら、相手の状況を確認してください。もし、相手に時間がない 場合は、予定を確認して、後日にかけ直しましょう。
できるだけ仕事関係の電話は、メリハリをつけて短時間で終わらせるよう にしたいですね。だらだらと世間話などを話していると社内での印象もよく ないし、相手の時間を取ってしまうので、結果的にはマイナスになってしま います。 コミュニケーションは大事ですが、ほどほどにしましょう。 できる人は用件と少々の関連話で切り上げますので。
電話でのアポイントは、必ず切る前に、約束や予定の確認をすべきです。 いろいろ話があると、約束日や時間を勘違いしてしまうことがよくあります。 あなたが復唱することでトラブルは極力なくなるはずです。
電話をきる際には、必ず「お時間をいただきましてありがとうございました。 今後ともよろしくお願いいたします」というようなお礼を述べましょう。 あなたは礼儀正しいという印象になりますので。
電子メールのあて先は「･･･様」としましょう。また、件名は「内容が分かるよ うに」しましょう。 毎日たくさんのメール受信する人には、件名で分かるようにしてあげること は最低限の配慮です。 その時に見ることができない場合、そのまま永久にメールを見てもらえない 場合も多いので。
手紙と同じように「相手氏名」「季節に則った挨拶文」「お世話になっている お礼」を書くことで、誠実さやマナーを評価されますので、簡単に内容だけ を書くのはやめましょう！
昨今では、ビジネス関係においても、電子メールが通信手段として使われ るようになりました。 もともと電子メールは略手紙的な通信手段として使われ始め、ビジネスで は、社内での連絡手段用として使われ始めたと思います。 しかし、電子メール機能の向上やセキュリティー精度が増すにつれ、重要 な内容連絡や電子書類の送付など、遠距離においては特に有意義な通信 システムとなってきています。 よって、現在では取引先との書類送付や連絡事など、頻繁に電子メールが 使われていますね。 もともと、略手紙的な通信手段だったものが、手紙に変わるような状況にも なってきました。 年賀状しかり、季節のお便りなど、昨今の習慣の変化やマナー意識の低下 も重なり、困ったことではあります。が、現代の風潮にのっていくことも重要 です。 ただ、略手紙だからといって不作法にすることは、特にビジネスにおい てはご法度ですね。 本来の手紙文のように相手に配慮し、丁寧に作文することをお薦めします。 案外と文面だけの方が、その人の性格や誠意を見抜かれるように感じるの は私だけでしょうか。  ★相互リンク募集してます★ リンクにつきましては、この‘サイトリンクをご覧ください‘へ  Copyright (C) マナーってステキ！ビジネスマナーで大成功 All Rights Reserved 掲載の記事など、コンテンツの無断複写・転載等はご遠慮下さい |
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